Het Coronavirus houdt de wereld in haar greep. Italië zit op slot, de Verenigde Staten weigeren alle Europese vluchten en ook Nederland treft maatregelen. Gisteren zijn er door Minister President Rutte nieuwe maatregelen aangekondigd. Bijeenkomsten met meer dan 100 mensen worden verboden. Een maatregel waarvan veel organisaties de effecten en gevolgen al merken. Het virus wordt inmiddels een pandemie genoemd. Natuurlijk mogen we vanuit de overheid het een en ander verwachten. Daarnaast is het belangrijk dat organisaties hun eigen verantwoordelijkheid ook serieus nemen.
Gedurende deze uitdagende tijd zijn veel organisaties op zoek naar tools en systemen die hen kunnen helpen bij de overgang naar externe werkplekken. Hierbij is het van belang dat de productiviteit en samenwerking van werknemers behouden blijft. De vraag naar video- en chat software heeft in de afgelopen jaren al een behoorlijke vlucht gemaakt. De quarantaines, annuleringen en het verplichte ‘werk vanuit huis beleid’ van de afgelopen weken brengt de behoefte aan deze diensten in een stroomversnelling.
G Suite gebruikers
Naarmate dus steeds meer werknemers op afstand werken als reactie op de verspreiding van het Coronavirus, willen wij als Google partner graag ons steentje bijdragen om organisaties te helpen verbonden en productief te blijven. Met de volgende tips is je team helemaal klaar om samen te werken op afstand.
Maak een team alias om zo gemakkelijk contact met elkaar te houden. Wanneer alle benodigde medewerkers aan een groep zijn toegevoegd kan er door middel van een mailinglijst snel informatie gedeeld worden. Ook kan er een chatroom gemaakt worden om sneller onderling te schakelen.
Lees hier meer over het maken van groepen.
Rechten
Controleer de rechten om belangrijke documenten te delen. Op deze manier kunnen bijdragers actief bewerken en reageren. Het is daarnaast mogelijk om een gedeelde schijf te maken waarmee je team vanaf elk apparaat bestanden kan opslaan, doorzoeken en openen. Lees hier meer over het maken van een gedeelde schijf.
Vooruit plannen
Plan alvast dagelijkse of wekelijkse vergaderingen in. Stel agenda-uitnodigingen op en voeg eventueel relevante documenten toe aan de uitnodiging. Op deze manier is iedereen op de hoogte van de inhoud en het tijdstip van de vergadering.
Google Meet
Vanaf deze week biedt Google G Suite gebruikers toegang tot een aantal geavanceerde Hangouts Meet videoconferentie mogelijkheden. Deze gratis additionele mogelijkheden zijn ook voor onze klanten beschikbaar:
- Grotere vergaderingen, voor maximaal 250 deelnemers per gesprek
- Live streaming voor maximaal 100.000 kijkers binnen een domein
- De mogelijkheid om vergaderingen op te nemen en op te slaan in Google Drive
Deze functies zijn doorgaans beschikbaar in de Enterprise-editie van G Suite. Voor onze klanten zijn deze functies tot 1 juli 2020 zonder extra kosten beschikbaar. Als je hulp nodig hebt om aan de slag te gaan, kun je contact opnemen met onze servicedesk op: 036-7670500.
Wanneer wij het beheer van de G Suite omgeving voor je regelen, kan het zijn dat er aan onze kant een wijziging gemaakt moet worden om je organisatie toegang te geven tot de nieuwe features. Neem dan vooral contact op! We doen er alles aan om onze gebruikers en klanten te ondersteunen in deze uitdagende tijd. De infrastructuur van Google wordt continu uitgebreid om aan de grotere vraag naar Hangouts Meet te voldoen zodat gedurende deze periode een gestroomlijnde, betrouwbare toegang tot de service wordt gegarandeerd