Door Jeffrey Werner, Almere – Afgelopen donderdag heb ik het gehele team van Tech Bakery gevraagd, naar aanleiding van de verscherpte maatregelen van het kabinet, of ze zoveel mogelijk thuis wilde werken. Ondanks alle goede intenties van iedereen, zat toch 70% van het bedrijf op vrijdagochtend op kantoor, inclusief mezelf. Dit wordt lastig dacht ik.
Op zondagavond kwamen nieuwe maatregelen, wederom iedereen geïnformeerd, maar dit keer met een wat dwingender karakter. Met als groot verschil: ik ging zelf het goede voorbeeld geven. En zo zaten we op maandagochtend met 14 man/vrouw tegelijkertijd in onze weekly huddle. Iedereen thuis met een internetverbinding en een laptop! Twee dingen die ik daaruit direct heb geleerd waardoor het geheel wat soepeler verloopt:
- Wijs één moderator aan! Zo voorkom je dat iedereen door elkaar gaat kakelen of juist helemaal niemand wat zegt
- Zet je microfoon op mute als je niet aan het woord bent! Het is echt niet te doen als iedereen z’n microfoon aan heeft staan.
Als partner van Google hebben wij op kantoor ook de tools voor videobellen voorhanden, dat heet Hangouts Meet Hardware (ik heb de naam niet verzonnen….). Hiermee kun je eenvoudig video conferences opzetten. Ik heb deze set nu thuis staan en zo een Virtual Open Office gecreëerd. Hij staat de hele dag aan, en als je een vraag aan mij hebt kun je die direct stellen. Te pas en te onpas komen collega’s binnen en als ik een vraag voor iemand heb chat ik naar diegene of hij/zij in de virtuele ruimte kan komen. Super leuk en heel interactief. Zo voel je, je toch niet helemaal alleen op je kleine kamertje de hele dag.
Iedere ochtend heeft ieder team al een Daily Huddle staan en vanmorgen was de eerste reguliere in de thuiswerk opzet. Dat ging eigenlijk in een keer goed. Wel merkte ik, vooral bij mijzelf, dat ik weer een hele dag alleen maar in calls of alleen achter mijn notebook een beetje saai vond. Ik miste de sociale contacten die je op kantoor wel hebt. Bijvoorbeeld met de lunch. Dat is bij ons op kantoor namelijk echt een happening en iedereen doet altijd gezellig mee. Daarom heb ik in de chatgroep de oproep gedaan om, om 13:00 uur even met z’n allen in de Open Office bij elkaar te komen. Om elkaar weer even te zien, ervaringen uit te wisselen en toch op deze manier weer de sociale interactie te hebben. Ondanks deze lastige tijden zorgt dit dan toch weer voor verbintenis en blije gezichten!
Communiceren en Samenwerken is het domein waar Tech Bakery zich mee bezighoudt, maar zoals je leest, wij leren ook weer iedere dag door eigen ervaringen. Deze ervaringen proberen wij bij onze klanten onder de aandacht te brengen om hen op deze manier kennis te laten maken met hoe het ook anders kan (en nu zelfs moet!). Het overgrote deel van onze klanten bevinden zich binnen de zorgsector. Daar vallen behoorlijke klappen en dit vraagt om een enorm aanpassingsvermogen. Daar proberen wij hen zo goed mogelijk te helpen. Door als vraagbaak te dienen, maar ook advies te geven over hoe de communicatie en samenwerking op een hoog niveau kan blijven. Het ondersteunende personeel krijgt op deze manier de faciliteiten om, indien mogelijk, vanuit huis te kunnen werken. Het zorgpersoneel dat daadwerkelijk met de handen aan het bed staat, wordt op deze manier voorzien van de middelen om hun werk eenvoudiger te kunnen uitvoeren.
Zo kwam er gisteren een aanvraag van een van onze klanten (in de ouderenzorg) binnen. Wij hebben een flink aantal notebooks die wij inzetten als we training bij klanten geven. Op dit moment kunnen wij bij onze klanten deze trainingen niet geven vanwege het Corona virus. De klant vroeg of hij een aantal van deze notebooks kon inzetten in de intramurale zorg. Deze notebooks worden dan ingezet voor videobellen met cliënten waarbij niet direct een zorgmedewerker aanwezig is of behoeft te zijn. Daar helpen wij natuurlijk graag bij!
Het werk van de zorgmedewerkers is van cruciaal belang. Ik ben blij dat wij als Tech Bakery op deze manier ons steentje bij kunnen dragen. Ik ben benieuwd hoe jij de verplichte nieuwe manier van samenwerken ervaart en of je nog tips en trics hebt, ik hoor het graag van je!