Van Mijn Drive naar Gedeelde Drives

Als de afgelopen tijd ons iets geleerd heeft is het dat niets zo stabiel is als verandering. Om als organisatie en team te kunnen blijven groeien, ontwikkelen en samenwerken in deze tijden, speelt (de toegang tot) technologie een grote rol. Het Google Workspace pakket weet hier handig op in te haken en begrijpt wat organisaties en gebruikers nodig hebben. Sinds de corona crisis worden de Gedeelde Drives binnen Google Workspace meer gebruikt dan ooit tevoren. In deze blog zoomen we graag dieper in op Google’s Gedeelde Drives.

Een Gedeelde Drive is bedoeld om samen te werken met bestanden in teamverband. Drives kunnen worden ingericht op teamniveau en dit zorgt ervoor dat de toegang tot bestanden gemakkelijk geregeld kan worden. In de praktijk zien we dat gedeelde drives veel worden ingezet om informatie te delen binnen een afdeling, project, functiegroep of organisatiebreed. 

Nogmaals, niets is zo stabiel als verandering. Dit geldt ook voor je organisatie of team. Bestanden in de Gedeelde Drives zijn van het hele team, niet van een individuele gebruiker. Wanneer leden het team of de organisatie verlaten, blijven de bestanden staan. Dit voorkomt veel frustratie. Wanneer je binnen jouw organisatie al werkt met Google Drive zul je mogelijk herkennen dat je snel het overzicht kunt verliezen. Het kan al gauw onduidelijk en overzichtelijk worden met wie je welke bestanden hebt gedeeld. Bestanden kunnen zoek raken doordat iemand binnen je organisatie deze heeft verwijderd of uit gaat dienst gaat. 

Mocht er iemand uit dienst zijn getreden, dan staan ten eerste de bestanden dus nog op de Gedeelde Drive, maar daarnaast versoepelt de Team Drive ook de start van nieuwe medewerkers. Uiteraard valt of staat een vlotte start met een correct onboarding-proces en is het gebruik van een Gedeelde Drive opzichzelfstaand niet genoeg. Wel kan dit helpen in het benodigde overzicht en de structuur van documentatie tijdens de inwerkfase. 

Zoals eerder aangegeven zijn bestanden op ‘Gedeelde Drives’ eigendom van het team, bestanden op de ‘Mijn Drive’ zijn eigendom van de gebruiker die het bestand of de map heeft gemaakt. Daarnaast zien op de ‘Gedeelde Drives’ alle teamleden dezelfde bestanden. Bij ‘Mijn Drive’ zien verschillende gebruikers mogelijk verschillende bestanden in een map, afhankelijk van hun toegang tot afzonderlijke bestanden. Daarnaast kunnen op de ‘Mijn Drive’ enkel bestanden uit de prullenbak worden gehaald door degene die het bestand heeft gemaakt. Bij de Gedeelde Drive kan dit op het moment dat je beheerders-, contentbeheerders- of bijdragerstoegang hebt al. Al deze functies dragen bij aan de overzichtelijkheid op de Drives en zorgen er mede voor dat bestanden minder snel zoek raken.

Bovenstaand hebben we een aantal van de voordelen van het werken met Gedeelde Drives voor je uitgelicht. Er zijn nog veel meer voordelen te benoemen. Daarnaast is het goed je te realiseren dat een goede implementatie key is om deze voordelen te ontgrendelen. Wil je hier graag nog meer over weten? Op dinsdag 5 oktober om 15:00 uur organiseren wij het webinar 'Implementatie Gedeelde Drives - Samenwerken in Google Workspace'.  Tijdens het webinar delen onze experts praktische tips die nuttig zijn voor iedereen binnen de organisatie. We behandelen de valkuilen en best practices van Gedeelde Drives implementaties. Daarnaast gaan we dieper in op gebruikers- en beheerdersfuncties en behandelen we een blauwdruk template voor de juiste inrichting van Gedeelde Drives. Na dit webinar ben je in staat om een plan op stellen hoe jouw organisatie vlekkeloos de overstap naar Gedeelde Drives kan maken.