Google Workspace in de zorg

Gmail worden door honderden miljoenen mensen wereldwijd gebruikt. Veel zorgorganisaties gebruiken de e-mailservice, daar Gmail een aantal zeer goede beveiligingsfuncties biedt. Daarnaast is het gebruik van Gmail relatief goedkoop en wordt de gebruiksvriendelijkheid als een groot pluspunt ervaren. Daarnaast profiteren organisaties van de gratis tweefactorautenticatie (2FA) van Google. 

Google Calender, oftewel de Google Agenda is speciaal ontworpen om online in teams samen te werken. Google Agenda maakt gebruik van geïntegreerde online agenda's, speciaal ontworpen voor teams. Je kunt makkelijk afspraken plannen door de beschikbaarheid van je collega's te controleren en/of hun agenda's in één overzicht weer te geven. Google Agenda beschikt daarnaast over herinneringen, vergaderruimtes, migratie- en synchronisatiemogelijkheden. 

Google Spreadsheets kan gebruikt worden om de transparantie en productiviteit in zorgorganisaties te verhogen. Denk hierbij aan statistieken als kamerbezettingen, wachttijden van patiënten en bezetting van het personeel dat kan worden bijgehouden in Google Sheets. Ook hier draagt het G Suite pakket bij aan het veranderen van de processen. Daarnaast werkt Google Spreadsheets prettig samen met Google Formulieren. De gegevens van Formulieren kunnen rechtstreeks worden doorgegeven aan Google Spreadsheets, waaraan zorgpersoneel vervolgens haar eigen notities kan toevoegen.

Met Google Documenten maak en bewerk je tekstdocumenten rechtstreeks vanuit je browser. Alle leden van een zorgteam kunnen tegelijkertijd aan een document werken en alle wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Eerdere versies worden voor onbepaalde tijd bewaard en zo is er altijd een revisiegeschiedenis. Je bepaalt zelf wie toegang heeft tot welke documenten. Zelfs wanneer je offline bent kan er in documenten gewerkt worden en worden deze automatisch opgeslagen. 

Het gebruik van Google Workspace verbetert de patiëntbeleving doordat de dienstverlening wordt versneld en vereenvoudigd. Google Formulieren kan hier op meerdere manieren aan bijdragen. De Formulieren module kan zowel in intern als extern gebruikt worden. Zo kan er een medewerkerstevredenheidsonderzoek worden gepubliceerd of kunnen patiënten hun intakegegevens invullen via een online enquêten van Google Formulieren. Er is keuze uit meerdere vraagtypen, en waarden kunnen gemakkelijk worden aangepast. Antwoorden kunnen automatisch in één overzicht geanalyseerd worden en rechtstreek naar Google Spreadsheets gestuurd worden.

Met Google Presentaties kun je overal presentaties maken, bewerken, presenteren en er samen met anderen aan werken. Werk samen met collega's, je hele zorgteam of verschillende zorginstellingen. Je bepaalt zelf wie je presentaties mag zien of bewerken. Binnen Google Presentaties kun je zelf dia's ontwerpen of gebruik maken van templates. Daarnaast kun je voor je eigen organisatie een sjabloon en/of template maken om het maken van Presentaties in de toekomst te versnellen. Je kunt je Google Presentaties uitbreiden met video's, afbeeldingen, tekeningen en verschillende overgangen.

Met Google Sites kun je gemakkelijk websites maken zonder dat je kennis hoeft te hebben van programmeren. Je kunt gezamenlijke websites maken voor je zorgteam, voor een project of een evenement. De Sites zijn  compatibel voor alle apparaten en bieden toegan tot alle content uit je Google Worspace. Je kunt ervoor kiezen om de site enkel beschikbaar te stellen voor je interne organisatie, of om deze met bijvoorbeeld de hele zorgsector te delen.

Van privéchats tot groepsgesprekken: via Google Chat kunnen teams en zorgorganisaties overal gemakkelijk en efficiënt samenwerken. Maak beveiligd verbinding met de mensen met wie je werkt en til groepswerk naar een hoger niveau met gedeelde chats, bestanden en taken. Binnen de Google Chat omgeving kun je gemakkelijk zoeken door middel van filters. Ook is het mogelijk om vanuit een Google Chat direct een videogesprek te starten, mocht je er chattend met je collega toch niet uitkomen dan is dit een makkelijke manier om direct contact met elkaar op te nemen